Woon je in Spanje of ben je van plan er een woning te kopen of te verhuren? Dan krijg je al snel te maken met Spaanse overheidsinstanties. Om zaken online te regelen, is een digitaal certificaat (Certificado Digital) onmisbaar.
Denk aan het digitale certificaat als de Spaanse versie van de Nederlandse DigiD. Het is jouw persoonlijke digitale handtekening waarmee je je online kunt identificeren en veilig allerlei officiële zaken kunt afhandelen, zonder een stap buiten de deur te zetten.
Waarom heb je een digitaal certificaat nodig?
Vroeger moest je voor veel zaken naar een overheidsloket, maar tegenwoordig verlopen steeds meer processen digitaal. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een verhuurlicentie. Waar je dit voorheen met een papieren formulier kon doen, is het nu vaak verplicht om dit online met je digitale certificaat te regelen.
Met een digitaal certificaat kun je onder andere:
- Belastingaangifte doen (of laten doen door je adviseur).
- Je fiscale status en openstaande betalingen controleren.
- Zaken regelen met de Sociale Zekerheid (Seguridad Social), zoals je werkgeschiedenis (Vida Laboral) opvragen.
- Gegevens in het kadaster of handelsregister inzien of wijzigen.
- Boetes van de verkeersdienst (DGT) online betalen.
- Gemeentelijke zaken regelen, zoals je inschrijving (empadronamiento).
- Officiële documenten en contracten juridisch geldig ondertekenen.
Voor bedrijven en zelfstandigen (autónomos) is het certificaat verplicht. Voor particulieren is het niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. Het bespaart je enorm veel tijd en papierwerk.
Hoe krijg je een digitaal certificaat? Een stappenplan
Het aanvragen klinkt misschien ingewikkeld, maar met dit stappenplan is het goed te doen.
Stap 1: De online aanvraag
Ga naar de website van de Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Hier start je de aanvraag door je NIE-nummer en andere gegevens in te vullen. Na het invullen ontvang je een unieke aanvraagcode per e-mail.
Stap 2: Persoonlijke identificatie
Met de ontvangen aanvraagcode en je identiteitsbewijs (paspoort en je NIE-document) moet je jezelf persoonlijk identificeren. Hiervoor moet je een afspraak (cita previa) maken bij een erkend registratiekantoor. Dit kan bijvoorbeeld bij:
- Een kantoor van de Belastingdienst (Agencia Tributaria).
- Een kantoor van de Sociale Zekerheid (Seguridad Social).
- Een SUMA-kantoor (in regio’s als Alicante). Tip: Plan deze afspraak zo vroeg mogelijk op de dag, anders is de kans op uitloop en extra wachttijd groot.
- Sommige gemeentehuizen (Ayuntamiento).
- De Spaanse ambassade in Nederland.
- Nieuw: Steeds vaker kun je de identificatie ook via een videogesprek doen, wat het proces een stuk eenvoudiger maakt.
Stap 3: Downloaden en installeren
Belangrijk: Het is belangrijk dat je voor het downloaden exact dezelfde computer én dezelfde webbrowser (bijv. Chrome, Firefox) gebruikt als waarmee je de online aanvraag in stap 1 hebt gedaan. Anders mislukt de procedure.
Na een succesvolle identificatie ontvang je een e-mail met een link om je certificaat te downloaden. Tijdens het downloaden maak je een wachtwoord aan voor je certificaat.
Liever uitbesteden? Dat kan ook
Vind je het proces te ingewikkeld of besteed je het liever uit? Dan kun je een gespecialiseerde advocaat of gestor inschakelen. Het is een goede tip om hiervoor de advocaat te benaderen die je reeds hebt ingeschakeld, bijvoorbeeld bij de aankoop van je woning. Deze partij beschikt namelijk al over een volmacht en heeft al je benodigde gegevens, wat het proces nog eenvoudiger maakt.
Heb je nog geen eigen advocaat of gestor? Neem dan contact met ons op voor de contactgegevens van een van onze betrouwbare partners.
Belangrijk om te weten
- Geldigheid: Een digitaal certificaat is meestal 4 jaar geldig. Zorg ervoor dat je het op tijd vernieuwt, dit kan vaak eenvoudig online zolang je oude certificaat nog niet verlopen is.
- Het certificaat delen met je adviseur: Hoewel je altijd voorzichtig moet zijn met je gegevens, is het in de praktijk heel normaal dat je boekhouder of gestor (adviseur) om je certificaat vraagt. Zij hebben het certificaatbestand en je wachtwoord nodig om bijvoorbeeld je belastingaangifte te kunnen doen. Dit is vergelijkbaar met hoe dat in Nederland soms gaat. Deel dit dus alleen met een partij die je volledig vertrouwt.
Kortom, het digitale certificaat is een belangrijk onderdeel dat je leven in Spanje een stuk makkelijker maakt. De eenmalige inspanning om het aan te vragen, weegt ruimschoots op tegen het gemak en de tijd die je ermee bespaart.
Recent Comments